responsable informatique

projet PARMEN

Mission de Coopération

01 BP 1839 Abidjan 01

Côte d'Ivoire

tél: 21 61 59 / 21 51 41

e-mail: willotb@ci.refer.org

La mission du responsable informatique s'effectue au sein du projet PARMEN (Programme d'Ajustement et de Remobilisation du Ministère de l'Education Nationale) de la Coopération Française, en appui au système éducatif du second degré de Côte d'Ivoire.

L'objectif général du projet est l'amélioration de la gestion administrative et la redynamisation de l'action pédagogique en vue d'accroître le rendement interne de l'enseignement secondaire.

En septembre 1991, début du projet, le Ministère de l'Education Nationale ne possède pas de schéma directeur informatique. Le système d'information n'est pas formalisé, et l'utilisation d'outils informatiques est principalement limitée à la production de documents. Seuls l'organisation des examens et les traitements statistiques font appels à des programmes informatiques spécifiques. Chaque fonction crée, au besoin, son propre service informatique.

Deux grands axes sont définis pour les actions informatiques du projet PARMEN:

• l'axe pédagogique, comprenant la formation des encadreurs pédagogiques et l'équipement des structures en vue de la production de documentation.

• l'axe administratif, pour l'assistance-conseil aux équipes informatiques en place.

Sur l'axe pédagogique, les besoins informatiques se limitent actuellement à la bureautique et à la PAO (publication assistée par ordinateur).

En septembre 1991, les sections pédagogiques centrales et régionales sont déjà équipées de quelques Macintosh SE et des logiciels MS-Word, Excel, Claris CAD.

Avec le PARMEN, en 1992, chaque antenne pédagogique régionale est dotée d'une configuration supplémentaire (Macintosh LC et imprimante Imagewriter II, logiciels MS-Word, Excel). La Direction centrale est équipée en bureautique et les sections pédagogiques centrales ainsi que l'IRMA (Institut de Recherche en Mathématiques) sont pourvues de moyens de PAO (Macintosh, scanner, imprimante laser, logiciel Xpress).

Une centaine de personnes a suivi un stage de formation de 30 heures à l'utilisation du Macintosh, traitement de texte MS-Word et tableur MS-Excel. Un collègue, cadre national, est formé pour assurer ce type de formation.

L'idée d'un système d'information du Ministère de l'Education Nationale reposant sur le triptyque Elève-Personnel-Etablissement est validée.

Dans un contexte de déconcentration administrative, l'établissement scolaire (collège ou lycée) est le lieu de proximité de gestion. La Direction Régionale est l'instance de pilotage déconcentré. Le niveau central fixe les orientations.

Chaque niveau de déconcentration est responsable et a en charge l'exploitation des procédures de traitement et de communication des données vers les autres niveaux.

Avant tout, il s'agit dans un premier temps d'asseoir une culture informatique par la pratique (utilisation, exploitation, maintenance de 1er niveau), dans un milieu administratif couvrant l'ensemble du territoire et ignorant l'usage de cet outil.

Dans cet esprit, le cabinet du Ministre, les Directions centrales (7), les Directions Régionales (10) et les établissements intégrés au projet (20), sont équipés, dès 1992, de configurations microinformatiques dédiées à la bureautique (applications simples et pratiques).

Environ 100 agents administratifs sont initiés en stage de 30 heures à 1'ufifisation de l'interface graphique Windows, du traitement de texte Word et du tableur Excel. Trois collègues, cadres nationaux informaticiens, sont formés pour assurer ce type de formation.

Rapidement, les échanges de données entre niveaux déconcentrés commencent à s'effectuer par disquette, les logiciels bureautiques étant utilisés pour véhiculer des formulaires électroniques (substitution des formulaires papier).

En 1996, il est possible d'affirmer que l'utilisation de la micro-informatique pour la bureautique est maîtrisée dans la plupart des Directions centrales ou régionales, et dans une vingtaine des plus importants établissements scolaires d'Abidjan et de l'intérieur du pays.

La gestion du personnel est la première application informatique lourde réalisée au Ministère de l'Education Nationale. Réalisée avec l'appui du PARMEN, cette application a pour conséquence attendue une meilleure maîtrise de la masse salariale.

Là aussi, une montée en puissance progressive est mise en oeuvre, tenant compte du "désert informatique" initial ; grâce a une architecture répartie (Abidjan et régions), il est d'abord question de localiser tous les personnels, d'effectuer leur affectation et de s'assurer de leur prise de service.

Pour cela, en 1994, un système central (Unix, Oracle, 7 teminaux pour utilisateurs gestionnaires du personnel) situé à la Direction des Ressources Humaines est installé pour recevoir la base de données des personnels et son application de gestion.

Dans le même temps, une formation Unix et Oracle est fournie aux informaticiens de cette Direction pour assurer les travaux de développement et d'exploitation en interne, afin de conserver la maîtrise du système.

Une application régionale (sous MS-FoxPro Windows) permet la saisie des positions des agents directement dans leurs régions. Cette déconcentration est rendue possible sans grande difficulté par 1'utifisation des micro-ordinateurs installés depuis 1992 dans les Directions Régionales, et bien maîtrisés par leurs opérateurs.

En 1996, la base de données des 53 000 agents de l'Education Nationale est fiable et disponible dès Février. Les commissions de mutations des personnels sont dès lors assistées par ordinateur.

La gestion informatisée des élèves, initiée avec le projet PARMEN, se situe d'abord au niveau des établissements du second degré. En 1993, après avoir pris la mesure des possibilités de l'outil micro-informatique dans leur travail quotidien (voir § bureautique administrative), des adjoints de chefs d'établissements réclament un logiciel pour la gestion des élèves. Un groupe de travail où sont présents ces adjoints et la Direction de l'Enseignement Secondaire met alors en place les spécifications d'un logiciel pour la gestion administrative et scolaire d'établissement (GASET).

Le premier module de GASET développé avec le PARMEN (sous MS-Foxpro Windows) est testé à la rentrée 1994. En 1996, la version 2 de GASET est utilisée par de nombreux établissements.

Par ailleurs, en 1993, la Direction des Examens et Concours (DEXC) demande l'appui du PARMEN pour lancer une opération déconcentrée dans les régions pour la saisie et le contrôle des candidatures aux examens (BEPC et BAC, soit environ 100 000 dossiers).

Le logiciel de saisie des dossiers développé par la DEXC avec le PARMEN est exploité dans les régions et les établissements, sans difficulté majeure. Le transfert des données est effectué par disquette vers la Direction centrale, où est réalisée l'organisation des examens.

Fin 1994, les applications "GASET" et "candidatures aux examens" étant opérationnelles, le Ministre décide, avec l'appui du projet PARMEN, la création d'un fichier national des élèves de l'enseignement secondaire (environ 500 000 élèves), dans le but de rationaliser les actes de gestion, de contrôler les flux, et d'être en mesure de faire des prévisions en terme d'effectifs et d'équipements. Le choix d'une architecture répartie étant fait, le niveau local de gestion retenu pour des raisons de coûts est la Direction Régionale et la Direction Départementale.

Une expérimentation de fichier déconcentré sur deux Directions Régionales est lancée en 1995/1996 ; un système central (Unix, Oracle) est chargé d'accueillir la base de données nationale des élèves ; les sites régionaux pourvus de micro-ordinateurs PC/Windows en réseau sont chargés de la gestion locale des données (base de données MS-Access) en assurant la liaison avec les établissements scolaires (interfaçage avec GASET le cas échéant).

Pour l'échange de données numériques, l'usage de la télématique n'est pas encore normalisé, bien que des expériences soient menées. La principale difficulté vient du réseau commuté de faible qualité à l'intérieur du pays (l'utilisation de lignes spécialisées n'étant pas envisagée initialement pour des questions de coûts). La solution retenue actuellement est le transfert sur disquette avec compression éventuelle des données.

Par ailleurs, une réflexion est lancée sur l'utilisation de la messagerie électronique et de l'accès à Jnternet pour la comniunication interne et externe du Ministère.

Les effectifs du personnel du Ministère de l'Education Nationale représentant environ 45% de l'effectif des agents de l'Etat, l'ambition du Ministère de l'Education Nationale est de partager son fichier avec la Fonction Publique et le Ministère des Finances (solde), afin de rationaliser les procédures de suivi des carrières et de gérer la masse salariale. La phase de rapprochement des données avec la Fonction Publique a débuté. Le module de calcul de la masse salariale doit encore être développé.

A l'issue de la validation de l'expérimentation en cours, l'intégralité du fichier national des élèves devra être constituée et exploitée. La rentrée 1997 devrait être effectuée sur la base de ce fichier. Les applicatifs devant être développés pour exploiter les données de ce fichier concernent : la préparation des examens, des orientations, des affectations, ainsi que la maîtrise des effectifs, la carte scolaire et les statistiques.

3.1.3 La documentation pédagogique

Le Directeur de la Documentation Pédagogique et de la Formation Continue prévoit la création d'un centre national de la documentation pédagogique. Ce centre comportera en particulier des moyens de publication assistée par ordinateur nécessitant un appui technique et de la formation. En outre, il constituera une excellente vitrine de l'utilisation de l'informatique multimédia pour la pédagogie en Côte d'Ivoire.

A l'heure actuelle, chaque Direction du Ministère gère son informatique. La charte fonctionnelle de la Direction de la Planification indique que'elle assure la coordination des systèmes informatiques ; la Direction des Affaires Financières est chargée en principe des achats et de la maintenance des équipements. En fait, ces responsabilités sont peu exercées à cause de l'éparpillement des systèmes.

La multiplicité des applications informatiques émergeantes conduit à reformuler l'organisation de la fonction informatique du Ministère de l'Education Nationale : une entité aurait en charge la conduite des études de conception et de développement de tous les projets informatiques, assurant de la sorte la cohérence des outils mis à la disposition des utilisateurs, à tous les niveaux de déconcentration de l'administration. S'appuyant sur des informaticiens chevronnés, elle garantira le développement et la qualification des logiciels livrés aux services utilisateurs chargés de leur exploitation.

Cette entité doit être positionnée au niveau de responsabilité conséquent dans l'organigramme de l'administration centrale, en tenant compte des chartes fonctionnelles.

Concentrant les ressources humaines informatiques du Ministère, un effort en formation continue et en recrutement doit être fourni pour atteindre le niveau de compétence requis.

La Direction des Affaires Financières doit être renforcée dans son rôle pour la maintenance et l'acquisition des équipements.

3.2.2 Les échanges télématiques

Des essais sur le réseau téléphonique commuté sont prévus sur l'axe Abidjan-Yamoussoukro-Bouaké, desservi par une liaison fibre optique, afin de simplifier les procédures d'échange de fichiers.

L'usage de la messagerie électronique et de la consultation distante de serveurs d'informations doit être initié pour améliorer la communication du Ministère.